作業時間を自動で記録する：タイマーを押さない時間管理のやり方
「何に時間を使っているか知りたい」と思ってタイマーアプリを入れた人は多いと思います。 そして多くの人が 1 週間で押すのをやめます。理由は単純で、計測のための操作が仕事と別にあるからです。 始めるときに押し、終わるときに押し、忘れたら手で直す。それを 1 日 10 回やるのは無理があります。
「進行中」にすることが、計測を始めること
Donezo では、タスク管理の操作そのものが時間の記録になります。
- やるタスクのステータスを**「進行中」**にする。ここで計測が始まる
- 終わったら**「完了」**にする。計測が止まり、作業時間がタスクに残る
- 別のタスクを進行中にすると、前のタスクは自動で止まる
つまり「いまこれをやっている」とアプリに伝えるだけです。タイマーを押すという別の動作はありません。 中断したいときは Mac なら Esc、iPhone ならステータスを戻すだけです。
記録はセッションとして残る
1 つのタスクを朝 30 分、午後 1 時間やった場合、それは 2 つのセッションとして記録されます。 セッションには開始時刻と終了時刻が残るので、「このタスクは何回に分けて、いつやったか」まで後から分かります。 うっかり進行中のまま離席した場合は、セッションの時間を後から編集できます。
日・週・月のまとめは自動
記録した時間は、集計の操作なしでそのままグラフになります。
- 日ビュー: 今日どのタスクに何分使ったか
- 週ビュー: どの曜日にどれだけ働いたか
- 月ビュー: 月の中での波
統計画面では、期間ごとに「セッション数」「作業時間」「完了タスク」「最も時間をかけたタスク」「最も集中した日」「稼働日平均」「集中のピーク」が出ます。 「今週は会議の準備に 6 時間使っていた」のような事実が、集計作業ゼロで手に入ります。
うまく続けるコツ
- タスクは「30 分〜2 時間」の粒度で書く。「企画書を書く」より「企画書の構成を決める」の方が、進行中にしやすく記録も読みやすくなります
- 細かい用事は 1 つのタスクにまとめる。「メール返信」「雑務」のようなタスクを 1 つ作って、そこを進行中にしておけば、細かい時間も漏れません
- 止め忘れを気にしすぎない。後から直せます。止め忘れが続くなら、タスクの粒度が大きすぎるサインです
タイマーアプリとの違い
タイマーアプリは「時間を測る」のが目的で、タスクは測るための名札です。 Donezo は「タスクを進める」のが目的で、時間はその副産物として残ります。 だから測るのを忘れることがなく、記録は「やったこと」と必ず結びついています。
時間の記録を振り返りに使う方法は、「週次の振り返りを KPT で習慣にする」で説明しています。