週次の振り返りを KPT で習慣にする：材料集めをゼロにする方法
「週に一度は振り返ろう」と決めて、3 週間で止まった経験はないでしょうか。 原因は意志の弱さではなく、振り返るための材料を集める作業が重いことです。 今週何をしたか、何に時間を使ったか、どこで詰まったか。これを思い出すところから始めると、振り返りは毎回 30 分の仕事になります。
KPT とは
KPT は、振り返りを 3 つの欄で行う方法です。
- Keep: 良かったので続けること
- Problem: うまくいかなかったこと
- Try: 次の週に試すこと
シンプルなので、チームでも個人でも使われています。 ただし、Keep と Problem は「事実」がないと書けません。ここが続かないポイントです。
Donezo では材料が先に揃っている
Donezo では、タスクを「進行中」にするだけで作業時間が記録されます。 だから週末に統計画面を開くと、次の事実が最初から並んでいます。
- 今週の作業時間と完了タスク数
- 最も時間をかけたタスク
- 最も集中した日と、集中のピーク時間帯
- 稼働日の平均作業時間
振り返りは「思い出す」作業ではなく、数字を見て気づいたことを書く作業になります。 これなら 10 分で終わります。
週末の 10 分の手順
- 週ビューを開いて、曜日ごとの作業時間の偏りを眺める
- 統計画面で「最も時間をかけたタスク」を確認する。想定どおりか、意外か
- レトロスペクティブの「今週のまとめ」を開く
- Keep に、数字で見て良かったことを 1〜2 行書く。例: 「午前中に集中時間を取れた」
- Problem に、数字で見てまずかったことを 1〜2 行書く。例: 「日中に着手できなかった」
- Try に、来週試すことを 1 行ずつ書く。例: 「午前中に 25 分だけ始める」
- 分類しにくいことは自由記述の欄に書く
Try は 1 行 = 1 つにしてください。来週の振り返りで「やったかどうか」を確かめられる形にするのがコツです。
日次と月次もある
レトロスペクティブには「今日のまとめ」「今週のまとめ」「今月のまとめ」があります。 おすすめは週次から始めることです。日次は負担が大きく、月次は粒度が粗すぎて Try が抽象的になります。
週次が 1 か月続いたら、月末に「今月のまとめ」で 4 週分の Try を見返してください。 同じ Problem が 3 回出ていたら、それはやり方ではなく環境を変える必要があるサインです。
続けるための 2 つのルール
- 数字を見てから書く。記憶から書くと反省文になります。数字から書くと観察になります
- Try は 3 つまで。多いと次の週に確かめられません
振り返りは根性ではなく、材料が揃っていれば続く習慣です。 作業時間の記録の仕組みは「作業時間を自動で記録する」で説明しています。