タスク管理アプリはシンプルなほど続く：メモのように書くだけの運用

高機能なタスク管理アプリを入れて、2 週間で開かなくなった経験はないでしょうか。原因は意志の弱さではなく、アプリが「書く前に決めること」を多く求めすぎることにあります。この記事では、シンプルなタスク管理アプリを探している人に向けて、Donezo をメモのように使って続ける運用をまとめます。

タスク管理アプリが続かない本当の理由は「入力の重さ」

タスクを 1 つ登録するのに、プロジェクト・優先度・期限・ラベルを選ぶアプリがあります。最初は丁寧に埋めますが、忙しい日ほど入力が面倒になり、結局メモ帳やチャットの自分宛てに書くようになります。そうなるとアプリの中身と現実がずれて、開く理由がなくなります。

続くアプリの条件は機能の多さではなく、思いついた瞬間に書き終えられることです。分類は後からでもできます。しかし書き損ねたタスクは、後から取り戻せません。

Donezo の運用は、次の 3 つの動きに絞れます。

この 3 つ以外は、必要になるまでやらなくて構いません。それぞれの動きを順に説明します。

Donezo には最初から Inbox というノートブックがあります。思いついたことは、分類せずにここへ 1 行ずつ書いてください。書いた行はそのままタスクになります。メモを取る動作と、タスクを登録する動作が同じなので、「後でアプリに入れよう」と思って忘れることがありません。

Inbox の中では、ドラッグで並べ替えたり、インデントで階層にしたりできます。「企画書」という行の下に「構成を決める」「下書きを書く」と書き足せば、それだけで親子のタスクになります。細かい設定画面を開く必要はありません。

朝になったら、Inbox を眺めて今日やるものに予定日を付けます。予定日が今日のタスクだけが「今日」ビューに並びます。インストールから最初の 1 週間の流れは「Donezo の始め方」にまとめています。

シンプルなアプリに乗り換えると、「何にどれだけ時間を使ったか」の記録を諦めがちです。 Donezo では、取りかかるタスクのステータスを**「進行中」**にするだけで作業時間の計測が始まります。完了にするか、別のタスクを進行中にすると止まります。タイマーを押すという別の操作はありません。

Mac では、タスクを選んで ⌘ + Enter で完了できます。Esc で進行中のタスクを止められます。 iPhone や iPad では、タスクをタップしてステータスを変えるだけです。

記録は日・週・月ごとにグラフになります。「進行中にする」という 1 つの動作が、タスクの進捗と作業時間の両方を残してくれるので、記録のための手間が増えません。仕組みの詳細は「作業時間を自動で記録する」で説明しています。

Donezo には Kanban・リスト・今日・日・週・月の 6 つのビューがあります。全部を使おうとすると、どこを見ればいいか迷って手が止まります。最初は 2 つだけで十分です。

朝はリストで Inbox を眺めて予定日を付け、日中は今日ビューを上から順に進行中にしていきます。見る場所が 1 つに決まっているだけで、「次に何をやるか」を考える時間が減ります。

1 週間使うと、週ビューに「どの曜日にどれだけ働いたか」が溜まっています。週末にそこを眺めるのが、3 つ目の「見返す」です。材料は自動で揃っているので、集計の作業はありません。 6 つのビューの使い分けは「Donezo の 6 つのビューの使い分け」にまとめています。

タスク管理アプリで挫折する人の多くは、使い始める前に「完璧な分類」を作ろうとします。ノートブックを 10 個作り、タグを設計し、過去のタスクをすべて移行してから使い始める。これでは、使う前に疲れてしまいます。

Donezo で続けるためのコツは、次の 3 つです。

Donezo は「思いついたら書く」「取りかかったら進行中にする」の 2 つだけで価値が出るように作られています。 Mac・iPhone・iPad・ブラウザで使えて、いまは全機能が無料です。まずは Inbox に 1 行書くところから始めてみてください。